1 自来水公司档案管理的意义 
　　自来水公司档案资料是公司各项管理活动的重要记录，特别是施工图纸资料、地下管网资料是反映工程质量和基础设施存在形式的依据，在管路改造施工、新管路布局中发挥重要作用，也是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证，是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。 
　　自来水公司档案管理的目的是根据公司确定的工作思路和目标，坚持“为人民供水，服务人民”的宗旨，规范行业行为，提高群众满意度。长期以来，自来水公司的档案管理几乎停留在传统的地方区域管理和人工管理框架下，在信息化时代自来水公司的档案管理必须实现方式方法创新。实现数据集中集成管理，已经成为自来水公司档案管理不可或缺的重要内容。由于自来水公司的业务管理有其特殊性，管理对象不仅包括千千万万的用水居民，也包括城市和大部分乡镇数以万计、纵横交错的地下管网和大量设施，因此，自来水公司档案管理系统应基于自来水公司的业务统一规划，科学设置分类，集中管理数据。特别是要响应国家以信息化带动工业化发展的要求，形成档案综合管理信息平台，不断提高服务水平和服务效率。 
　　2 档案管理原则 
　　2.1 真实可靠性原则 
　　自来水公司的档案是自来水公司各项业务进展情况，公司整体精神面貌的集中反映，具有参考价值和指导价值。这就要求档案管理人员在收集整理档案资料的时候，必须要以事实为依据，对档案文件的真实性、准确性和完整性负责。有的档案资料不仅包括文字材料，可能还包括图纸、声像影像资料甚至是实物样品，这就要求档案管理人员要对资料科学的进行归档，将真实反映工作和业务性质、流程、方法步骤、说明材料等文档集中管理，形成系统的档案管理文件，避免张冠李戴、残缺不全的现象发生。 
　　2.2 及时有效性原则 
　　自来水公司的业务复杂，工作零散琐碎，其档案管理是一项长期的、零散的且十分重要的工作。公司档案管理要形成档案管理制度，对归档的内容，时间，相关责任人，档案提交和查阅方式，档案借阅和安全保密制度进行规范管理。各级管理人员要重视档案的管理工作，随着工作的进展同步形成业务档案资料，按照“形成规范、真实齐全、整理及时、分类有序”的原则形成文件、档案资料。 
　　2.3 分工负责的原则 
　　自来水公司档案资料来源于公司的不同业务部门，各级部门要根据工作内容分别对档案进行资料收集和管理工作，掌握第一手的资料。例如，公司工程项目管理档案的管理是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作，需要监理单位在机构建设、人员配备和制度建设上加大管理力度，因此，各级管理人员要提高档案管理的责任意识，在做好各项工作的同时也要做好资料归档工作。对于档案管理人员而言，要对各单位提交的档案分门别类的管理，提高档案管理水平和档案使用价值和使用效率。 
　　3 自来水公司档案管理系统建设措施 
　　3.1 自来水公司档案管理系统分类 
　　科学梳理自来水公司的业务，建立档案分类管理系统，增强自来水公司档案管理系统的适用性。 
　　（1）客户服务中心系统。客户服务中心系统是自来水公司工作的枢纽，包括业务咨询、信息查询、业务申报受理、业务投诉受理、用户服务热线等。客户服务中心以用户基本信息数据库为基础对每一个自来水用户建立一组档案，记录着用户开户之日起到目前的所有情况。这个系统包括用户报装管理系统、自来水表管理系统和热线服务管理系统。 
　　（2）营业收费管理系统。营业收费管理系统是自来水用户基本数据库的主要数据来源。营业收费管理信息系统包括抄表、收费、与银行间代收水费数据处理。这些数据可以为城市自来水规划、城市自来水管网数学模型、城市GIS系统以及自来水企业各有关管理部门和各有关上级领导决策部门工作提供资料支撑和参考依据，从而更好地为城市居民提供用水资源服务。 
　　（3）GIS系统。GIS系统包括自来水管网运行管理、维护等，注重对户外工作现场的GIS应用支持。基于ESRI的ArcGIS基础上建立M/S体系的GIS应用，可以有效解决在户外现场的工作需求以及现场指挥对GIS的需求，提高自来水公司现场数据采集速度、提高应急反应的处理效率。例如，在传统的现场爆管抢修处理过程中，通常依靠那些具有丰富经验的人员对现场情况进行分析判断，准确定位施工地点，如果遇到更复杂的问题的时候，更是束手无策。使用GIS/GPS系统后，后方管理和遥控人员可以随时了解现场工作人员的方位、行动轨迹和目前的工作任务以及工作进展情况。同时，现场抢修人员利用GPS进行准确定位并借助GPRS无线数据传输进行现场数据的上传和周边设备资料的调阅。服务中心对现有的资料库数据进行分析整理，快速、准确地制定最优方案，并将工作方案通过无线传输到抢修现场的终端设备，此举极大地提高了业务人员的反应速度，减少了修复时间，对用户的影响也降低到最小化，经济效益和社会效益凸显。 
　　3.2 加强档案管理信息化系统建设 
　　信息化系统建设是档案管理的重点，信息化在档案管理中发挥重要作用。一方面规范档案管理，使档案更有利于查阅和使用，缩短了档案查阅时间，提高了资料查找的准确性，减少了档案管理中的重复劳动，大大提高了档案管理的工作效率和现代化水平。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。再如档案人事管理系统，可以采用企业HR软件，这些软件解决如何通过绩效评估激励员工，提高干劲，如何快速了解和处理相关的人力资源信息，如何及时、准确地发放工资，如何制定适应不同工种、不同岗位员工的考勤管理制度，如何快速、准确地制订招聘需求计划，如何全面掌握组织机构状况，合理编制和控制人员规模等问题，系统不仅可以实现不同应用角色之间的协同工作（如高层管理者、业务部门经理、人力资源部门、普通员工参与薪资管理业务），也可以实现各个HR职能之间的业务协同（如薪资数据与福利数据、考勤数据、考核数据之间），还可以实现与企业其他业务系统（如客户关系管理系统，供应链管理系统）之间的数据业务协同。实现企业人力资源管理业务的全方位过程执行和管理控制。
　3.3 加强档案安全管理系统建设 
　　（1）建立数据库入侵保护系统、病毒预警系统、数据备份系统。计算机网络安全管理是档案管理的重要内容。网络管理中要安装必要的防护软件，服务器也要设有合理的访问控制和身份认证措施保护。此外，建立病毒防御系统是安全管理的必要保障，应建立网站检测系统，全天24小时监控所有进出网络的文件，发现病毒或可疑性文件时可立即产生报警信息并通知管理员，通过IP地址定位、端口定位追踪病毒来源，并产生功能强大的扫描日志与报告，记录规定时间内追踪网络所有病毒的活动。再者，对于不同类型的数据要采用分布式管理，重要数据在数据库中还有加密和验证措施。还通过人工定期备份到存储媒质进行保存。 
　　（2）提高档案现场管理的安全性。自来水公司的档案中有很多纸质文档，具有重要价值，一般保存时间比较长久，这些文档的现场管理要做好防水、防火、防潮等安全防范工作，要做到事无巨细、百无疏漏。例如，现在市场上应用的温湿度监控系统可以对档案的管理起到重要的监测作用，可以有效地防止纸质档案潮湿、发霉、变质。温湿度监控系统针对档案库房实际情况设计，综合运用了先进的环境测量技术、单片机技术、工控软件技术、传感器技术等技术，具有稳定可靠，使用方便，功能先进、扩展性强、易于维护等突出优点。该系统的功能是：①实时现场监测测量、显示当地的温湿度数据；②计算机实时在线监测：选定相应区间，会显示当地、当时的各指标测试结果；③驱动空气调节设备（空调、加湿机、除湿机等）根据设定的目标值改善当前温湿度状况；④自动采集、记录、处理（平均、最值、报警）各测点温湿度数据，数据表现形式为表格、曲线、报警超标记录等；⑤数据存储间隔可任意设定，数据直接存储到计算机硬盘，对存储时间无限制；⑥计量分析：每个场所的历史记录，空气质量的合格率、合格时间，可以按日、月、年、自定义时间间隔查询。现场档案管理安全防范措施为企业充分使用档案，塑造良好企业文化、提升竞争能力提供了有力的保障。 
　　4 结 论 
　　综上所述，自来水公司档案管理是公司各项业务执行情况、公司整体精神面貌的集中反映，是公司重要业务可持续发展的重要支撑，具有重要的文献价值和应用价值。建立档案管理制度，对档案资料进行科学分类管理是档案管理的重要内容。档案信息化是档案管理的重要内容，全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，可以极大地提高档案应用和管理水平，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。档案安全管理是档案管理的重要组成部分，是档案可持续性发展的重要保障。