论文摘要：在信息时代下，电子文件的使用也越来越频繁，这对档案管理工作影响很大。文章从信息电子文件对档案管理工作的影响出发，分析档案管理工作的应对策略。

关键词：电子档案；档案管理；影响

1电子文件对档案工作的影响
　　1.1对档案原始记录性的影响
　　文件材料的原始记录性是档案的本质属性。表现在档案的内容上即是最原始的未经修改的；表现在档案的形式上，则是当事人的原始手稿，可以是一次的，也可以是多次的。在现代社会，利用档案这种原始记录证明历史的或现实的各种问题具有无可争辩的说服力，离开原始记录性谈档案，就不成其为档案，就不能确切地反映和说明客观的真实情况，当前社会各界对此已形成共识。在现代信息技术条件下，电子文件的起草、阅读和印发都在网络和计算机上进行。电子文件形成后，在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中，档案人员和技术人员共享信息数据。这样，就使得电子文件便于修改和复制，几乎没有正本与副本的差异，也不会有多次原始稿本记录的出现。由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在，文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案原始性和真实性就无法准确确定，档案的本质属性在认识方面发生了细微变化。
　　1.2对档案收集归档的影响
　　与传统纸质文件的收集归档相比，电子文件的收集归档是一项更为复杂且难度更大的工作。因为电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件：电子文件是数字化的，存储在电子计算机的外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档基本属于无纸形式，是在特定的技术环境下进行的。由于电子文件随时产生，随时更改，所以有些电子文件形成者认为电子文件不是文件而忽视其归档；又由于电子文件必须依赖计算机系统，必须借助计算机才能将其编目归档，所以有些不熟悉电子计算机操作技术的立卷人容易对立卷工作产生畏难情绪。
　　1.3对档案保管工作的影响
　　传统的纸质档案保管只需要保管环境适宜纸张和字迹的安全保管即可，纸张的安全保管通常情况下要求适宜纸张存放的温度、湿度，防光、防尘和防鼠咬等。为保证电子档案的可利用性，对于具有保存价值的电子文件，除了适时生成的纸质文件，还必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。因此现代信息技术条件下的电子档案的保管工作，需要运用许多新技术、新思想，确保电子文件或者档案的信息的安全和识别再现。一是载体的保管保护，即保护电子档案的物理载体；二是环境保护，即各种电子档案存储载体的运行环境和保管环境的保护。
　　1.4对档案信息安全工作的影响
　　传统的档案信息安全管理工作就是通过监督档案利用人员正确和恰当地利用相关档案信息，同时通过档案工作人员具备相关的档案职业操守（保密）等方式确保档案信息的安全，然而在电子文件时代下产生的电子档案的信息安全管理除了传统的安全管理方式之外，还必须有其他的相关技术，如电子文件保密技术和文件数据再现技术等。原因如下：（1）电子档案的信息与载体之间具有可分离性。电子档案不再具有物理意义上的固定载体状态和固定的存储位置，可以在不同的载体上同时存在或者相互转换，可以根据需要随时改变其存储状态。因此，电子档案信息是相对独立的，能够随意更换载体，在传输过程中容易导致数字信息丢失、受损，甚至有被盗窃、被销毁的危险。传统档案信息泄露、更改或丢失可以从载体上找到痕迹，而在电子档案上却很难做到这一点。在电子环境下，电子文件由于其内容与载体的分离性使内容和格式很容易进行改动，并且不留任何痕迹。这不仅会使数据内容的可靠性大打折扣，还会使文件的格式等外在形式都失去了原件的原始特征，影响了档案信息的真实性与原始性。（2）开放性网络导致的电子档案安全隐患。网络的开放性，计算机网络自身安全防护能力不足，以及黑客的攻击是造成互联网络不安全的主要原因。计算机网络分布的广域性、信息资源的共享性、通信信道的公用性等，都为信息被窃取、盗用、非法删改及各种扰乱破坏提供了极为方便且难以控制的可乘之机。特别是计算机病毒的入侵，导致网络中的电子档案经常会被病毒破坏。为此，有必要对上网的档案信息进行严格鉴定、筛选，加强网络安全保密教育，切实提高机关干部和网络操作人员的安全保密观念和警觉性、制定安全保密规定、设置用户权限、利用防火墙技术、通过存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等有效措施堵塞各种漏洞，以确保档案信息安全。

2信息时代下档案管理工作的应对策略
　　2.1解放思想，提高认识，注重新技术的应用
　　电子文件是社会现代化发展的必然产物。对其进行档案管理是电子文件的必然归宿，我们必须运用科学发展观的思想，坚持以人为本，坚持统筹规划，协调发展。既要注重传统的管理方式，又要充分地运用新时期的新技术，如计算机技术，网络技术，视频技术，解码技术，加密技术等，通过这些技术的创新引用，促进新时期的档案大发展和大作为。
　　2.2加强计算机还原技术和加密技术，安全管理电子文件
　　与电子档案安全保密最为密切相关的是电子文件的还原和加密技术。哈希算法是当前比较先进的加密技术，它提供了一种快速存取数据的方法，对于检测数据对象中的修改很有用。由于现实工作中的保障环境与电子文件安全保管的特殊要求的差距性，为电子信息真实再现增加了一定的难度，为了确保这些电子信息的真实再现，必然要充分地运用还原技术，还原电子信息生存时的各种数据和格式。通过这些还原技术确保电子文件或者电子档案信息价值的充分实现。此外，由于电子文件具有的易删改性，导致电子档案管理的原始性保证具有一定的难度，为了确保电子档案原始性价值的充分发挥，档案管理工作必须把加密技术充分地运用于电子档案管理工作之中，以确保电子档案实体及信息的安全。
　　2.3采取有利、有力的方式完善对电子档案进行便利和安全的管理
　　（1）“有利”是指采取有利于电子档案长期保管的环境。库房环境：由于电子档案信息通常都是存储在一定的介质上，并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理，因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房的相关标准要求，即要求一定的温湿度（湿度为45%-65%；温度为14℃-24℃），存储介质要求防光、防尘、防辐射、防霉变等。通过这些有利的保管环境确保尽量延长受管信息及载体的寿命，从而延长其价值的充分发挥。（2）“有力”是指便于电子档案安全保管的措施。一是国家和地方制定相关的政策和标准，确保电子档案信息的规范和实现共享。二是进行相关技术人才的培养。微观方面要求采取一是选择和购置利用电子档案安全保管的设备，如光盘等，二是选择利于电子档案信息安全的归档措施，即实行“双套制”，实体和信息分别同时保存。三是对电子档案保管采取备份制，进行一式三份的备份保存。四是采取异地存储制，就是在不同的地带同时保存相同的数据信息，确保档案数据再现不受或者尽量降低灾难带来的损失或者影响。五是利用防毒能力较为强大的软件系统，确保档案管理系统的正常运行。

参考文献
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